Privacyverklaring

HOOFDSTUK 1: GEONIUS GROEP B.V.

Geonius Groep B.V. is een interdisciplinaire dienstverlener op het gebied van ingenieursdiensten met een brede expertise binnen de grond-, weg- en waterbouw en bouwsector. 

De volgende bedrijven maken onderdeel uit van Geonius Groep B.V.: Geonius Infra B.V., Geonius Geotechniek B.V., Geonius Geodesie B.V., Geonius Milieu B.V., Geonius Controle en Organisatie B.V., Geonius België BVBA, Geonius Integrale Projecten v.o.f., Geonius Omgevingsadvies B.V. en Hoogveld Geonius B.V.

Deze privacyverklaring, die in het kader van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) is opgesteld, is van toepassing voor de genoemde bedrijven.

Waar in deze privacyverklaring de naam Geonius wordt gebruikt, wordt Geonius Groep B.V. inclusief bovengenoemde vennootschappen bedoeld. 

Geonius heeft een combinatie van vakkennis op het gebied van wegen, geotechniek, milieu, geodesie, water, ruimtelijke ontwikkeling, landschap, archeologie en ecologie. Geonius werkt voor de aannemerij, overheden, ingenieursbureaus, particulieren en bedrijven in zowel binnen- als buitenland.


HOOFDSTUK 2: INLEIDING

Onderstaand vindt u de privacyverklaring van Geonius. Hierin beschrijven wij welke persoonsgegevens Geonius verzameld en hoe wij met deze gegevens omgaan.

In deze verklaring zullen wij aan u kenbaar maken waar en hoelang uw gegevens worden opgeslagen en voor welke doelen wij deze gebruiken. Daarnaast beschrijft deze verklaring uw rechten met betrekking tot uw gegevens en hoe u gebruik kunt maken van die rechten.


HOOFDSTUK 3: GRONDSLAG VERWERKING

Geonius registreert en gebruikt persoonsgegevens op basis van één of meer van onderstaande wettelijke grondslagen:

• Toestemming van de betrokken persoon
  Dit is van toepassing op de registratie van persoonsgegevens voor de verspreiding van nieuwsbrieven of voor marketing- en communicatiedoeleinden.
  
  
• Noodzakelijke verwerking in verband met een wettelijke verplichting
  Dit geldt voor de registratie van NAW-gegevens in het kader van de financiële administratie.
  Dit geldt tevens voor de registratie van het BSN-nummer in verband met de inlenersaansprakelijkheid. 

• Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
  Dit is van toepassing op de overeenkomsten die wij afsluiten met onze opdrachtgevers en onderaannemers.

HOOFDSTUK 4: VERWERKINGSDOELEN

Bij Geonius worden diverse persoonsgegevens verzameld en verwerkt voor verschillende doeleinden. In dit hoofdstuk worden deze doeleinden toegelicht. Daarbij is tevens aangegeven welke gegevens voor welk doeleinde worden verzameld en/of verwerkt.

• Overeenkomsten
  Ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomsten die wij afsluiten met onze opdrachtgevers/onderaannemers slaan wij een aantal persoonsgegevens op in onze administratie.
  
  Dit betreft NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens opgeslagen.
  
  
• Externe nieuwsbrief
  Geonius biedt op haar websites de mogelijkheid voor klanten/consumenten zich in te schrijven voor de Geonius Nieuwsbrief. Huidige ontvangers van deze nieuwsbrief hebben zich in het verleden zelf actief ingeschreven en persoonsgegevens aangeleverd of ontvangen deze omdat ze eerder contact met Geonius hebben gehad, met Geonius hebben samengewerkt of op enige andere manier in relatie tot Geonius staan.
  
  Voor het opmaken en verzenden van digitale nieuwsbrieven maakt Geonius gebruik van een geautomatiseerd e-mail programma. Hierin worden voornaam, achternaam en e-mailadres van de ontvangers verzameld. De ontvanger kan zich actief laten uitschrijven.
  
  Daarnaast verstuurd Geonius tevens een gedrukte nieuwsbrief. Huidige ontvangers van deze nieuwsbrief ontvangen deze omdat ze eerder contact met Geonius hebben gehad, met Geonius hebben samengewerkt of op enige andere manier in relatie tot Geonius staan.
  
  Voor het opmaken en verzenden van gedrukte nieuwsbrieven, welke per post worden verstuurd, maken wij gebruik van ons relatiesysteem. Hierin worden de NAW-gegevens van de ontvangers verzameld. De ontvanger kan zich actief laten uitschrijven.
  
  
• Marketing en communicatie
  De gegevens uit ons relatiesysteem gebruiken wij ook voor marketingdoeleinden, zoals bijvoorbeeld het versturen van uitnodigingen voor een van onze evenementen of klanttevredenheidsonderzoeken. De ontvanger kan zich actief laten uitschrijven.
  
  
• Financiële administratie
  Ten behoeve van debiteuren- en crediteurenbeheer slaan wij een aantal persoonsgegevens op in onze administratie, omdat de fiscale wetgeving hieraan eisen stelt.
  
  Het betreft NAW-gegevens, emailadressen, telefoonnummers, BTW-nummers en KvK-nummers. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens opgeslagen.
  
  
• Websites
  Geonius heeft openbare websites waar informatie over de activiteiten worden gedeeld. Deze websites zijn vrij toegankelijk.
  
  De websites worden gehost door een externe partij waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Gegevens die u achterlaat op de websites worden opgeslagen op de servers van deze externe partij.
  
  Het betreft voornaam, achternaam en e-mailadres indien u zich aanmeld voor onze nieuwsbrief. Het betreft NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer bij het aanvragen van een offerte.
  
  
• Archief
  Vanuit de fiscale wetgeving is Geonius verplicht de administratie op te slaan. Deze gegevens worden deels analoog en deels digitaal opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen.
  
  Projectgegevens worden digitaal opgeslagen op het bedrijfsnetwerk en zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van Geonius. De persoonsgegevens die hierin zijn verwerkt, worden op basis van wettelijke regels bewaard.
  
  Het betreft NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon.
  
  
• Communicatie met Geonius
  Zoals bij elk bedrijf heeft Geonius op verschillende manieren contact met leveranciers, opdrachtgevers en overige externe belangstellenden. Deze communicatie is gericht op het delen van informatie en kennis of het informeren/contacteren van opdrachtgevers. In deze communicatie kunnen persoonsgegevens worden verzameld en/of verwerkt.
  
  Het gaat hierbij om de volgende communicatiemiddelen:

• Inkomende en uitgaande post
• Offerte aanvraag/opdrachtverstrekking
• Informatieaanvragen van derden
  
  Het kan gaan om de volgende gegevens:

• Naam contactpersoon bedrijf, naam bedrijf, (zakelijk) telefoonnummer, (zakelijk) e-mailadres, kosten voor aangeboden product, naam natuurlijk persoon, woonadres, KvK-nummer, BTW-nummer.
• Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt.

HOOFDSTUK 5: AAN WIE WORDEN GEGEVENS DOORGEGEVEN

Geonius geeft in sommige gevallen gegevens door aan derden. Dit gebeurt enkel bij activiteiten die in het kader van de bedrijfsvoering nodig zijn of om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen. De volgende partijen krijgen vanuit Geonius persoonsgegevens aangeleverd ter uitvoering van specifieke taken:

• Onderaannemers
  De gegevens worden aan onderaannemers verstrekt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.
  
  
• Accountant
  Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole worden project- en financiële gegevens verstrekt aan de accountant. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de leden van het auditteam.
  
  
• Incassobureau
  Bij het uitblijven van de betaling van een factuur schakelen wij een incassobureau in. Het incassobureau krijgt inzage in de facturen en bedrijfsgegevens c.q. persoonsgegevens (in het geval van een particuliere opdrachtgever).
  
  
• Websitebeheer en e-mail provider
  De hosting en het beheer van onze websites, alsmede de provider van ons e-mail systeem worden uitgevoerd en geleverd door een externe partij.
  
  
• Nieuwsbrief programma
  De nieuwsbrieven worden verstuurd met een online programma.

HOOFDSTUK 6: OPSLAGTERMIJN

Indien u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrieven bewaren wij de gegevens die nodig zijn om deze taak volledig uit te voeren zolang u staat ingeschreven voor deze dienst.

De persoonsgegevens die wij van u hebben verzameld, worden op basis van diverse wetgeving voor minimaal de wettelijke termijn bewaard. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het uitvoeren van het doel waarvoor deze verzameld zijn.


HOOFDSTUK 7: UW RECHTEN

Op grond van de AVG heeft u als natuurlijk persoon diverse rechten. In dit hoofdstuk worden deze rechten toegelicht.

• Recht op rectificatie
  U als natuurlijk persoon heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten rectificeren. Dit recht is niet absoluut, maar wordt begrensd door wat gezien het doel en de grondslag voor verwerken redelijk is.
  
  
• Recht op inzage
  U als natuurlijk persoon heeft het recht om te allen tijde uw persoonsgegevens op te vragen zoals die door Geonius worden vastgelegd en bewaard.
  
  
• Recht op vergetelheid
  Indien u als natuurlijk persoon niet langer wenst dat Geonius uw gegevens bewaard, heeft u in verschillende gevallen het recht op het laten verwijderen van uw persoonsgegevens. 
  
  
  • Uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doelen waarvoor zij zijn verzameld of zijn op een andere manier verwerkt dan de bedoeling was;
  • U heeft uw toestemming ingetrokken en er bestaat geen andere grondslag voor verwerking;
  • U maakt bezwaar tegen de verwerking;
  • Uw persoonsgegevens zijn onrechtmatig verkregen.
    
    
• Recht van bezwaar
  U als natuurlijk persoon heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt uw bezwaar richten aan privacy@geonius.nl.